10 savjeta za vašu uspješnu europeizaciju
Europeizacija organizacije složena je tema. Ovaj proces sa sobom nosi i zanimljive prilike i razne izazove (pet prilika i pet izazova možete pronaći ovdje). Učite iz iskustava drugih ljudi: Inspirirajte se njihovim pričama o uspjehu, ali nemojte ponavljati njihove pogreške. Kada započnete svoj proces europeizacije, potražite organizacije za koje znate da su već stekle iskustvo u međunarodnom radu. Oni vam sigurno mogu dati vrijedne savjete. Sedam partnerskih organizacija upgrade2europe već godinama uspješno međunarodno radi u Europi. Radujemo se vašem odgovoru.
Sljedećih deset savjeta rezultat je iskustava i znanja partnerskih organizacija EU projekata Europeanization i upgrade2europe kao i ankete o europeizaciji obrazovnih organizacija. Ovo istraživanje provedeno je od svibnja do srpnja 2015. Sudjelovalo je 520 ljudi iz više od 30 zemalja, uključujući sve zemlje članice EU. Rezultati ove online ankete dostupni su ovdje.
Savjet 1: Započnite traženjem pouzdanih partnera za međunarodnu suradnju u svojoj neposrednoj blizini
Prvo se raspitajte kod svog tima o osobnim kontaktima s kolegama iz inozemstva i prijašnjim partnerima za međunarodnu suradnju. Zatim proširite svoj krug i pitajte svoje regionalne i nacionalne partnere za preporuke za inozemne kontakte. Ako je moguće, reaktivirajte prijašnja partnerstva.
Općenito, traženje pouzdanih partnera u bližem i širem okruženju dovodi do početnog uspjeha. Sljedeći korak je pretraživanje putem profesionalnih društvenih mreža kao što je “LinkedIn”. Možete pretraživati tematske grupe koje su kreirali i kojima upravljaju korisnici LinkedIna. Samo EU grupa za traženje partnera za projekte (EU Project Partner Search) ima više od 47.000 članova (podatak iz studenog 2023.). Konzorcij upgrade2europe moderira LinkedIn grupu Europeanisation. Budući da svi projektni partneri imaju široke kontakte u Europi, ovaj kanal također možete koristiti za istraživanje pouzdanih europskih partnera. Svi partneri upgrade2europe također su zainteresirani za nastavak suradnje s novim organizacijama iz Europe u svojim ključnim područjima stručnosti. Obratite nam se ako vam je potrebna podrška u europeizaciji ili želite iskoristiti našu stručnost u sklopu projekta financiranja EU-a.
Alternativno, programske uprave i informacijski centri Europske unije nude mnoge baze podataka ili informacije putem kojih se mogu identificirati potencijalni partneri. Jedan mogući pristup je Enterprise Europe Network. Network obuhvaća više od 600 gospodarskih komora, tehnoloških centara, sveučilišta i razvojnih agencija iz svih država članica EU-a i drugih zemalja diljem svijeta, čiji je cilj podržati mala i srednja poduzeća (SME) da maksimalno iskoriste svoje poslovne prilike unutar i izvan EU. Najprije odredite svoj regionalni EEN kontaktni punkt. Obratite se konzultantu i objasnite svoj međunarodni projekt. Znate li već u kojoj zemlji tražite partnera? Zatim izravno kontaktirajte predstavnika EEN-a u relevantnoj regiji. Na primjer, ako tražite mađarskog partnera za suradnju, možete se obratiti kolegama u Gospodarskoj i industrijskoj komori u Szegedu. Kao projektni partner upgrade2europe i član mreže EEN, komora u Szegedu savršena je prva točka kontakta za vaš budući uspjeh u Mađarskoj.
Organizacije u području obrazovanja odraslih mogu koristiti EPALE zajednicu za pronalaženje partnera. U području istraživanja i razvoja, informacije iz CORDIS (Community Research and Development Information Service) opcija su za traženje odgovarajućih partnera. Baza podataka Otlas dostupna je za sektor mladih.
Još jedan pristup pronalaženju međunarodnih partnera je putem dva instrumenta transparentnosti EU: baze podataka korisnika EU sredstava u kojoj se bilježe sve organizacije koje su dobile sredstva izravno od EU te imenik interesnih skupina pri EU. Baza interesnih skupina uključuje profitne, neprofitne i javne organizacije iz svih zemalja koje lobiranjem žele utjecati na europski zakonodavni proces.
Savjet 2: vjerujte svom osoblju koje govori engleski
Engleski je najčešće korišten radni jezik u europskom poslovanju. Kao dio provedbe vaše strategije europeizacije, trebali biste omogućiti ključnim ljudima iz vaše organizacije da prodube svoje vještine engleskog jezika i/ili povjeriti važne zadatke svom osoblju koje govori engleski. Ako oba pristupa ne dolaze u obzir, onda kada planirate nova zapošljavanja, vodite računa da kandidati posjeduju vrlo dobro znanje stranih jezika. Ostale važne informacije, između ostalog: Alat “Personnel Development” u upgrade2europe priručniku sadrži informacije o jezičnim vještinama.
Ako je rad na engleskom trenutno prevelik izazov za vašu organizaciju, rad s partnerima koji govore isti jezik kao i vi mogao bi biti alternativa. Za procjenu jezičnih vještina vašeg tima možete koristiti Zajednički europski referentni okvir za jezike kao vodič.
Savjet 3: Koristite sredstva EU-a
EU financiranje predstavlja zanimljivu priliku za djelomično financiranje provedbe vaše strategije europeizacije. Proračun Europske komisije za razdoblje 2021.-2027. iznosi približno 1.074 milijarde eura. Na primjer, više od 80 milijardi eura dostupno je za istraživački program EU-a “Horizon Europe”, 6,7 milijardi eura za novi program “Digitalna Europa” ili 21 milijarda eura za “Erasmus+”. “Erasmus+” podupire projekte u područjima osnovnog i srednjeg obrazovanja, visokog obrazovanja, strukovnog obrazovanja i obrazovanja odraslih te u područjima mladih i sporta. Svake godine organizacije iz svih zemalja članica EU-a podnose tisuće projektnih prijava. Najbolji prijedlozi projekata dobivaju sredstva u rasponu od nekoliko tisuća eura do više od milijun eura, ovisno o mjeri financiranja.
I vi možete iskoristiti ovu priliku! Razmijenite ideje s praktičarima ili potražite savjet kako bi postupak prijave za EU bio učinkovitiji. Strukovna udruga EU Fundraising Association e. V., također partner u projektnom konzorciju upgrade2europe, promiče razmjenu među praktičarima u području europskih projekata te vam također može preporučiti konzultante i pružatelje obuke. U konzorciju upgrade2europe, još tri partnera vrlo su iskusna u savjetovanju o EU financiranju: ECQ iz Sofije u Bugarskoj, Gospodarska i industrijska komora iz Szegeda u Mađarskoj i emcra – Co-shaping Europe iz Berlina u Njemačkoj. Ako sami želite razviti obećavajući projekt financiranja iz EU-a, možete koristiti „Logical Framework Approach“ (Pristup logičkog okvira). Ovaj pristup je postao standardna metoda. U priručniku za upgrade2europe upoznat ćemo vas kako raditi s ovim alatom za pristup razvoju projekta.
Savjet 4: Izgradite odnose sa sponzorima i donatorima
Posebno je Europska unija važan sugovornik u potpori europeizacije vaše organizacije. EU može financirati organizacije različitih vrsta i tematskih usmjerenja ako se njihovi projekti bave središnjim temama EU-a i ciljanim skupinama relevantnim za EU. Portal za financiranje i natječaje Europske komisije (Funding & Tender Portal) možete koristiti kao središnju ulaznu točku za istraživanje financiranja EU-a.
Osim toga, nacionalne, regionalne i lokalne vlasti, međunarodne organizacije, zaklade, sponzori i banke daljnji su partneri kada je riječ o financiranju, zajmovima ili pogodnostima u naravi za provedbu vaše strategije europeizacije. Bavite se ovim institucijama i organizacijama, proučite mogućnosti financiranja i potpora te odaberite pristup koji odgovara vašoj organizaciji. Pratite pozive za financiranje i objave na web stranicama potencijalnih sponzora i donatora te posjećujte njihove informativne događaje i konferencije. Vaš bi cilj trebao biti pronaći pristaše, sponzore ili pružatelje financijskih usluga koji najbolje odgovaraju vašoj organizaciji i, ako je moguće, uspostaviti razmjenu povjerenja na radnoj razini.
Savjet 5: Pripremite svoju organizaciju za međunarodno računovodstvo
Međunarodna suradnja također predstavlja nove izazove za odjel financija bilo koje organizacije ili vanjske pružatelje usluga s kojima radite u ovom području. Ovi izazovi uključuju područja kao što su zakonodavstvo, porezni zakon, posebna financijska pravila financirajućih organizacija, proračun za (EU) projekte financiranja, međunarodno računovodstvo, pretvorbu valuta i specifični tehnički vokabular na drugim jezicima.
Ako vaš financijski odjel još nije radio s međunarodnim dobavljačima, kupcima ili donatorima, planirajte ciljane aktivnosti za izgradnju znanja koje nedostaje. Ako je potrebno, pitajte vanjske stručne savjetnike ili konzultirajte predstavnike organizacija s kojima ste prijatelji ako su već aktivne u drugim europskim zemljama. Vašem financijskom timu trebat će neko vrijeme da se snađe. Ako na ovom području postupite sustavno i pažljivo, izbjeći ćete nepotrebne – ponekad i skupe – pogreške.
Savjet 6: Poboljšajte svoje vještine upravljanja projektima
Rezultati online ankete projekta Europeanisation naglašavaju da je nedostatak znanja o upravljanju projektima jedan od najvećih izazova za organizacije koje se internacionaliziraju. Iz tog razloga preporučamo organizacijama da prvo razviju svoje vještine upravljanja projektima kao temeljni preduvjet za uspješnu implementaciju svoje internacionalizacije.
Prvi korak je razvoj i primjena internih standarda upravljanja projektima. Motivirajte svoj tim da radi prema zajedničkim internim standardima i predlošcima i na taj način razvijte kulturu upravljanja projektima u svojoj organizaciji. Najbolje je temeljiti svoje napore na međunarodnim standardima upravljanja projektima, kao što su PRINCE2, IPMA, PMBOK / PMI, PM2 ili ISO 21500. Daljnja obuka vašeg osoblja obično je potrebna za uvođenje i primjenu međunarodnih standarda. Certifikacija bi mogla imati smisla za neke od vaših zaposlenika. Zatražite savjet strukovnih udruga! Organizacije kao što je Cyprus Project Management Society iz našeg konzorcija upgrade2europe mogu vam pomoći u odabiru odgovarajuće metode upravljanja projektom ili certifikacije. CPMS je član Međunarodne udruge za upravljanje projektima (IPMA), globalno priznatog društva za upravljanje projektima.
Ako želite isplativ i brži prečac na putu do profesionalnog upravljanja projektima, onda preporučamo “P3.express”. Ova metoda upravljanja projektima koristi se diljem svijeta, a materijali za učenje i informacije dostupni su vam besplatno na 26 jezika (od studenog 2023.). U upgrade2europe priručniku objašnjavamo vam kako možete koristiti “P3.express” kao dio vašeg procesa europeizacije. Ako imate dodatnih pitanja o ovoj metodi, obratite se vodećem partneru projekta upgrade2europe emcra – Co-shaping Europe. emcra je jedna od organizacija koje su sudjelovale u razvoju “P3.expressa”.
Savjet 7: Provjerite imate li podršku svih uključenih u vašu organizaciju
U većini organizacija strategija europeizacije još uvijek se formalno odlučuje na razini menadžmenta. No, u praksi ga provodi cijeli tim. Stoga je najbolje uključiti svoje zaposlenike u razvoj vaše strategije europeizacije. To povećava prihvaćanje i ne morate naknadno uvjeravati tim o prednostima prekograničnog rada – čak i ako su bili u mogućnosti dati važne poticaje za razvoj strategije.
Uključivanje tima izazov je s kojim se ne treba suočiti samo kada je u pitanju europeizacija. Svaki oblik promjene u organizacijama postaje lakši ako su svi pozvani da doprinesu od samog početka. Na primjer, razmotrite otpor koji jednostavno uvođenje novog softvera u organizaciju može izazvati ako korisnicima nije jasno zašto bi trebali koristiti taj softver u budućnosti.
Vaša strategija europeizacije također može izazvati skepticizam ako prethodno sa svojim timom transparentno i razumljivo ne razradite razloge za ovu odluku. U upgrade2europe priručniku nudimo vam dva alata kako biste mogli pouzdano pratiti važne interne procese i rasprave. Prvi je alat “Change Management“ (Upravljanje promjenama), koji vam pomaže u odabiru pravog pristupa za vaš proces promjene. Drugi je alat “INCLUDE”, koji vam daje priliku uključiti svoj tim u vaš proces europeizacije od samog početka i istovremeno uspostaviti više osobne odgovornosti, više decentraliziranih odluka i agilniji pristup u vašoj organizaciji.
Savjet 8: Internacionalizirajte razvoj svog osoblja
Vaš tim može biti prepreka, ali i ključ uspjeha na putu u Europu. Ono što je sigurno jest da tim putem možete krenuti samo zajedno s članovima svog menadžerskog tima i svojim zaposlenicima. Svatko treba znanje, vještine i kompetencije kako bi mogao uspješno raditi u Europi.
Iz tog bi razloga razvoj vaših suradnika trebao biti visoko na vašem dnevnom redu. Najbolje je da vaši menadžeri ljudskih potencijala budu uključeni u razvoj vaše strategije internacionalizacije od samog početka. Zatim, na primjer, možete odmah pokrenuti potrebnu dodatnu obuku i uzeti u obzir potrebu za specijalističkim znanjima za vaš europski rad prilikom zapošljavanja novih zaposlenika.
Provjerite, među ostalim, jesu li u vašoj organizaciji dostupne sljedeće kompetencije: poznavanje engleskog jezika, iskustvo s domaćim i posebice europskim sponzorima, vještine upravljanja projektima, međunarodne računovodstvene vještine, poznavanje procesa organizacijskog razvoja. Osim toga, razvoj i širenje vještina koje podupiru vašu europeizaciju trebaju biti uključeni u planove osobnog razvoja članova vašeg tima. Ovim pristupom ne samo da dobro pripremate svoju organizaciju za europski rad, već također sprječavate unutarnji otpor, integrirate članove svog tima u proces europeizacije i pretvarate ih u aktivne podupiratelje.
Detaljnije informacije o temi “razvoj osoblja” možete pronaći u istoimenom alatu u upgrade2europe priručniku. Osim toga, priručnik sadrži odjeljak na temu “Kako pripremiti i provesti obuku za upgrade2europe?” To znači da smo, između ostalog, sposobni sami stvoriti važne baze znanja za proces europeizacije. Ako ste zainteresirani za više detalja o znanju, vještinama i kompetencijama potrebnim za uspješan proces europeizacije, tada ćete pronaći opširne informacije o tome u našem kurikulumu upgrade2europe.
Savjet 9: Izgradite strukturu za komunikaciju sa svojim međunarodnim partnerima
Dobra komunikacija temelj je funkcioniranja svake organizacije. Međunarodna komunikacija općenito zahtijeva daljnji razvoj i prilagodbu vašeg uspostavljenog internog sustava. Prvo, razmotrite profil i potrebe novih aktera: na primjer, novozaposlenog osoblja, međunarodnih partnera, kupaca, dobavljača i sponzora. Zatim provjerite svoj postojeći komunikacijski sustav i uspostavljene procese. U kojoj su mjeri postojeće strukture još uvijek prikladne i što bi se moglo dalje razvijati i prilagođavati?
Izazov bi mogao moći osigurati određenu spontanost i brzinu u komunikaciji između uključenih aktera – koji su obično geografski udaljeni – unatoč različitim radnim mjestima i jezicima. Tu mogu pomoći neki pomno odabrani digitalni komunikacijski alati. Nakon pandemije Corone, online komunikacijski alati kao što su Zoom ili Teams postali su uobičajeni alati u mnogim organizacijama koje mnogi ljudi mogu rutinski koristiti. To znači da također možete riješiti većinu svojih prekograničnih komunikacijskih zadataka. Međutim, zapamtite: kako biste pokrenuli nove suradnje, ne biste se trebali oslanjati samo na virtualnu razmjenu. Osobni razgovori licem u lice bitni su posebno kada se započinju nova partnerstva.
U alatu “Odnosi s javnošću” u upgrade2europe priručniku naći ćete prijedloge koje možete koristiti, između ostalog: podrška u uspostavljanju adekvatnog komunikacijskog sustava za suradnju u Europi. Kada razvijate i prilagođavate svoju komunikacijsku strukturu, najbolje je istovremeno razmišljati i o temama informacijske sigurnosti i upravljanja znanjem. Tema „upravljanja znanjem“ pokrivena je istoimenim alatom u upgrade2europe priručniku, tema informacijske sigurnosti pokrivena je alatom „CASSANDRA“.
Savjet 10: Podržite kulturu inovacije u svojoj organizaciji
Za europsko, ali i za nacionalno tržište, nove ponude, proizvodi ili usluge ključ su vašeg budućeg uspjeha. Naravno, prvo biste trebali razmotriti koje već uspješne ponude također imaju potencijalnu ciljanu publiku izvan vaših granica. Većina organizacija počinje s europeizacijom postojećih ponuda.
Međutim, vaša će se organizacija lakše nositi s izazovima internacionalizacije ako vaš tim ima iskustva u radu s inovacijama i uspostavite kulturu koja je otvorena za inovacije i ideje. Za to su važni učenje, znatiželja i zanimanje za puteve izvan utabanih staza. Promovirajte kreativnost i međusobno povjerenje u svom timu. Samo tada će članovi vašeg tima biti sretni i otvoreni za svoje ideje.
Također podržavajte stalna poboljšanja i interno širenje novih saznanja. Kako možete uspostaviti i implementirati stalna poboljšanja u svojoj organizaciji detaljno je objašnjeno u alatu “Demingov ciklus” u priručniku upgrade2europe.
Korisni linkovi i dodatne informacije
Bilo bi nam drago kada bi vam ovih deset savjeta dalo zanimljive poticaje i prijedloge za oblikovanje vašeg procesa europeizacije.
Dodatne korisne članke i informacije možete pronaći u ovom alatu za učenje upgrade2europe, u našim video zapisima za učenje i u našem priručniku za upgrade2europe. Ako želite upoznati neke od alata koje smo za vas pripremili u priručniku bez utroška puno vremena, preporučujemo naš e-mail tečaj upgrade2europe. Potom ćete jednom tjedno u razdoblju od približno dva i pol mjeseca primati e-poruku u kojoj ćemo vas ukratko upoznati s alatom upgrade2europe. Međutim, također možete početi s našim alatom za samoprocjenu i odmah online provjeriti u kojoj je mjeri vaša organizacija dobro pozicionirana za Europu. Kao rezultat ove samoanalize dobit ćete sveobuhvatnu individualnu procjenu s savjetima o tome gdje najbolje možete započeti u svom organizacijskom razvoju.