10 Tipps für Ihre erfolgreiche Europäisierung

Die Europäisierung einer Organisation ist ein komplexes Thema. Dieser Prozess bringt sowohl interessante Möglichkeiten als auch diverse Herausforderungen mit sich (fünf Chancen und fünf Herausforderungen finden Sie hier). Lernen Sie von den Erfahrungen anderer: Lassen Sie sich von ihren Erfolgsgeschichten inspirieren, aber wiederholen Sie nicht ihre Fehler. Wenn Sie Ihren Europäisierungsprozess starten, dann suchen Sie nach Ihnen bekannten Organisationen, die bereits Erfahrungen mit internationaler Arbeit gesammelt haben. Diese können Ihnen sicher wertvolle Tipps geben. Die sieben Partnerorganisationen von upgrade2europe arbeiten bereits seit vielen Jahren international erfolgreich in Europa. Wir freuen uns, wenn Sie uns ansprechen.

Die folgenden zehn Tipps resultieren aus den Erfahrungen und dem Know-how der Partnerorganisationen der EU-Projekte Europeanisation und upgrade2europe sowie aus einer Umfrage zur Europäisierung von Bildungsorganisationen. Diese Umfrage wurde zwischen Mai und Juli 2015 durchgeführt. 520 Personen aus mehr als 30 Ländern, darunter alle EU-Mitgliedstaaten, nahmen daran teil. Die Ergebnisse dieser Online-Umfrage stehen Ihnen hier zur Verfügung.

1. Tipp: Beginnen Sie mit der Suche nach zuverlässigen Partnern für die internationale Zusammenarbeit in Ihrem unmittelbaren Umfeld

Fragen Sie zuerst in Ihrem Team nach persönlichen Kontakten zu Fachkolleg:innen aus dem Ausland und früheren internationalen Kooperationspartnern. Erweitern Sie im Folgenden den Kreis und fragen Sie Ihre regionalen und nationalen Partner nach Empfehlungen für Auslandskontakte. Wenn möglich, reaktivieren Sie ehemalige Partnerschaften.

Im Allgemeinen führt die Suche nach zuverlässigen Partnern im nahen und erweiterten Umfeld zu ersten Erfolgen. Ein nächster Schritt ist die Suche über berufliche soziale Online-Netzwerke wie „LinkedIn“. Sie können über thematische Gruppen, die von LinkedIn-Nutzer:innen gegründet und verwaltet werden, suchen. Allein die Gruppe EU Project Partner Search hat mehr als 47.000 Mitglieder (Stand November 2023). Das upgrade2europe Konsortium moderiert gemeinsam die LinkedIn-Gruppe Europeanisation. Da alle Projektpartner über umfangreiche Kontakte in Europa verfügen, können Sie auch über diesen Kanal nach vertrauenswürdigen europäischen Partnern recherchieren. Alle upgrade2europe Partner sind zudem daran interessiert, in ihren jeweiligen Kernkompetenzgebieten auch in Zukunft mit neuen Organisationen aus Europe zu kooperieren. Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie Unterstützung bei Ihrer Europäisierung benötigen oder im Rahmen eines EU-Förderprojektes von unserer Expertise profitieren möchten.

Alternativ bieten die Programmverwaltungen und Informationszentren der Europäischen Union viele Datenbanken oder Informationsangebote an, über die potenzielle Partner identifiziert werden können. Ein möglicher Zugang ist das Enterprise Europe Network. Es umfasst mehr als 600 Industrie- und Handelskammern, Technologiezentren, Universitäten und Entwicklungsagenturen aus allen EU-Mitgliedstaaten und weiteren Ländern weltweit, deren Ziel es ist, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zu unterstützen, damit diese ihre Geschäftsmöglichkeiten innerhalb und außerhalb der EU optimal nutzen. Identifizieren Sie zunächst Ihre regionale EEN-Kontaktstelle. Kontaktieren Sie eine Berater:in und erläutern Sie Ihr internationales Vorhaben. Wissen Sie bereits, in welchem Land Sie Partner suchen? Dann wenden Sie sich in der entsprechenden Region direkt an eine EEN-Vertretung. Wenn Sie zum Beispiel einen ungarischen Kooperationspartner suchen, dann können Sie sich an die Kolleg:innen bei der Industrie- und Handelskammer in Szeged wenden. Als Projektpartner von upgrade2europe und als Mitglied des EEN-Netzwerkes ist die Kammer in Szeged ein perfekter erster Anlaufpunkt für Ihren zukünftigen Erfolg in Ungarn.

Organisationen im Bereich der Erwachsenenbildung können zur Partnersuche die EPALE-Community nutzen. Im Bereich Forschung und Entwicklung sind die Informationen von CORDIS Research and Development Information Service) eine Option, geeignete Partner zu recherchieren. Für den Bereich Jugend wird die Datenbank Otlas.

Ein weiterer Ansatz, internationale Partner zu finden, ist der Weg über zwei Transparenzinstrumente der EU: die Datenbank der EU-Fördermittel-Begünstigten, in der alle Organisationen erfasst werden, die direkt von der EU Fördermittel erhalten haben, sowie das Verzeichnis der Interessensvertretungen bei der EU. Die Datenbank der Interessensvertretungen umfasst gewinnorientierte, Non-Profit- und öffentliche Organisationen aus allen Ländern, die über Lobbyarbeit den europäischen Gesetzgebungsprozess beeinflussen möchten.

2. Tipp: Vertrauen Sie auf Ihr englisch-sprachiges Personal

Englisch ist die am häufigsten verwendete Arbeitssprache im europäischen Geschäftsleben. Im Zuge der Umsetzung Ihrer Europäisierungsstrategie sollten Sie Schlüsselpersonen aus Ihrer Organisation die Vertiefung ihrer Englischkenntnisse ermöglichen und / oder Ihr gut Englisch sprechendes Personal mit wichtigen Aufgaben betrauen. Wenn beide Vorgehensweisen nicht in Frage kommen, dann achten Sie bei geplanten Neueinstellungen auf sehr gute Fremdsprachenkenntnisse der Bewerber:innen. Weitere wichtige Hinweise u. a. zum Thema Sprachkenntnisse enthält das Tool „Personalentwicklung“ im upgrade2europe Handbuch.

Wenn ein Arbeiten in der englischen Sprache vorerst eine zu große Herausforderung für Ihre Organisation darstellt, könnte die Zusammenarbeit mit Partnern, die die gleiche Sprache wie Sie sprechen, eine Alternative sein. Um die Sprachkenntnisse Ihres Teams einzuschätzen, können Sie sich an dem Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen orientieren.

3. Tipp: Nutzen Sie EU-Fördermittel

EU-Fördermittel stellen eine interessante Möglichkeit dar, um die Umsetzung Ihrer Europäisierungsstrategie teilweise zu finanzieren. Das Budget der Europäischen Kommission für den Zeitraum 2021-2027 beträgt circa 1.074 Milliarden Euro. Davon stehen zum Beispiel über 80 Milliarden Euro für das EU-Forschungsprogramm „Horizont Europa“, 6,7 Milliarden Euro für das neue Programm „Digitales Europa“ oder 21 Milliarden Euro für „Erasmus+“ zur Verfügung. „Erasmus+“ fördert Projekte in den Bereichen Grundschul- und Sekundarbildung, Hochschulbildung, Berufs- und Erwachsenenbildung sowie in den Bereichen Jugend und Sport. Jährlich werden von Organisationen aus allen EU-Mitgliedstaaten tausende Projektanträge eingereicht. Die besten Projektvorschläge erhalten eine Förderung, die je nach Fördermaßnahme zwischen einigen Tausend Euro und mehr als einer Million Euro liegt.

Nutzen auch Sie diese Möglichkeit! Tauschen Sie sich mit Praktiker:innen aus oder lassen Sie sich beraten, um den EU-Antragsprozess effizienter zu gestalten. Der Berufsverband EU-Fundraising Association e. V., ebenfalls Partner im upgrade2europe Projektkonsortium, fördert den Austausch unter Praktiker:innen im Bereich der europäischen Projekte und kann Ihnen darüber hinaus Berater:innen und Bildungsanbieter empfehlen. Im upgrade2europe Konsortium sind drei weitere Partner sehr erfahren in der Beratung zum Thema EU-Förderung: ECQ aus Sofia in Bulgarien, die Industrie- und Handelskammer aus Szeged in Ungarn und emcra – Co-shaping Europa aus Berlin in Deutschland. Wenn Sie ein erfolgversprechendes EU-Förderprojekt selbst entwickeln möchten, können Sie den „Logical Framework Approach“ nutzen. Dieser Ansatz hat sich als Standardmethode durchgesetzt. Wir stellen Ihnen im upgrade2europe Handbuch vor, wie sie mit diesem Projektentwicklungsansatz arbeiten.

4. Tipp: Bauen Sie Beziehungen zu Förderern und Geldgebern auf

Insbesondere die Europäische Union ist ein wichtiger Ansprechpartner bei der Unterstützung der Europäisierung Ihrer Organisation. Organisationen unterschiedlicher Art und thematischer Ausrichtung können von der EU gefördert werden, wenn sie sich in ihren Projekten mit zentralen EU-Themen beschäftigen und EU-relevante Zielgruppen ansprechen. Als zentraler Einstiegspunkt für die Recherche nach EU-Förderung können Sie das Funding & Tender Portal der Europäischen Kommission nutzen.

Darüber hinaus sind nationale, regionale und kommunale Behörden, internationale Organisationen, Stiftungen, Sponsoren und Banken weitere Ansprechpartner, wenn es um Förderung, Kredite oder Sachleistungen zur Umsetzung Ihrer Europäisierungsstrategie geht. Beschäftigen Sie sich mit diesen Institutionen und Organisationen, studieren Sie die Förder- bzw. Finanzierungsmöglichkeiten und wählen Sie den zu Ihrer Organisation passenden Ansatz aus. Verfolgen Sie Förderausschreibungen und Bekanntmachungen auf den Webseiten potenzieller Förderer und Geldgeber und besuchen Sie deren Informationsveranstaltungen und Konferenzen. Ihr Ziel sollte es sein, die Förderer, Sponsoren oder Finanzdienstleister zu finden, die am besten zu Ihrer Organisation passen, und wenn möglich einen vertrauensvollen Austausch auf der Arbeitsebene zu etablieren.

5. Tipp: Bereiten Sie Ihre Organisation auf das internationale Rechnungswesen vor

Internationale Zusammenarbeit stellt auch die Finanzabteilung jeder Organisation oder die externen Dienstleister, mit denen Sie in diesem Bereich zusammenarbeiten, vor neue Herausforderungen. Diese Herausforderungen umfassen Bereiche wie Gesetzgebung, Steuerrecht, spezifische Finanzregeln von Förderorganisationen, Budgetierung von (EU-)Förderprojekten, internationale Rechnungslegung, Währungsumrechnung und das spezifische Fachvokabular in anderen Sprachen.

Hat Ihre Finanzabteilung bisher nicht mit internationalen Lieferanten, Kunden oder Geldgebern zusammengearbeitet, planen Sie gezielte Aktivitäten, um das fehlende Wissen aufzubauen. Fragen Sie ggf. externe Fachberater:innen oder konsultieren Sie Vertreter:innen von mit Ihnen befreundeten Organisationen, wenn diese schon im europäischen Ausland aktiv sind. Ihr Finanzteam wird etwas Zeit benötigen, um sich in die Materie einzuarbeiten. Wer in diesem Bereich systematisch und bedacht vorgeht, vermeidet unnötige – manchmal kostspielige – Fehler.

6. Tipp: Verbessern Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten

Die Ergebnisse der Online-Umfrage aus dem Projekt Europeanisation unterstreichen, dass mangelnde Kenntnisse zu Projektmanagement eine der größten Herausforderungen für Organisationen sind, die sich internationalisieren. Aus diesem Grund empfehlen wir Organisationen, zunächst ihre Fähigkeiten im Bereich Projektmanagement als eine grundlegende Voraussetzung zur erfolgreichen Umsetzung Ihrer Internationalisierung auszubauen.

Ein erster Schritt ist die Entwicklung und Anwendung organisationsinterner Projektmanagementstandards. Motivieren Sie Ihr Team, nach einem gemeinsamen internen Standard und mit Vorlagen zu arbeiten und entwickeln Sie so eine Projektmanagementkultur in Ihrer Organisation. Orientieren Sie sich dabei am besten an internationalen Projektmanagementstandards, wie zum Beispiel PRINCE2, IPMA, PMBOK / PMI, PM2 oder ISO 21500. Für die Einführung und Anwendung internationaler Standards ist in der Regel eine Weiterbildung Ihres Personals notwendig. Für einige Ihrer Mitarbeiter:innen könnte eine Zertifizierung sinnvoll sein. Lassen Sie sich von Fachverbänden beraten! Organisationen wie die Cyprus Project Management Society aus unserem upgrade2europe Konsortium können Sie dabei unterstützen, eine angemessene Projektmanagementmethode oder Zertifizierung auszuwählen. CPMS ist Mitglied der International Project Management Association (IPMA), eine weltweit anerkannte Projektmanagement-Gesellschaft.

Wenn Sie eine kostengünstige und schnellere Abkürzung auf dem Weg zu einem professionellen Projektmanagement wünschen, dann empfehlen wir Ihnen „P3.express“. Diese Projektmanagementmethode wird weltweit genutzt und die Lern- und Informationsmaterialen stehen kostenfrei in 26 Sprachen (Stand November 2023) für Sie zur Verfügung. Im upgrade2europe Handbuch erklären wir Ihnen, wie sie „P3.express“ im Rahmen Ihres Europäisierungsprozesses einsetzen können. Wenn Sie weitere Fragen zu dieser Methode haben, dann kontaktieren sie den Lead-Partner des upgrade2europe Projektes emcra – Co-shaping Europe. emcra ist eine der Organisationen, die „P3.express“ mitentwickelt haben.

7. Tipp: Versichern Sie sich der Unterstützung aller Beteiligten in Ihrer Organisation

Über eine Europäisierungsstrategie wird in den meisten Organisationen formell immer noch auf der Leitungsebene entschieden. Praktisch umgesetzt wird sie jedoch vom gesamten Team. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen am besten schon in die Ausarbeitung Ihrer Europäisierungsstrategie einbeziehen. Das erhöht die Akzeptanz und Sie müssen das Team – wenn es selbst wichtige Impulse für die Strategieentwicklung geben konnte – nicht im Nachhinein von den Vorzügen der grenzüberschreitenden Arbeit überzeugen.

Die Einbindung des Teams ist eine Herausforderung, der man sich nicht nur beim Thema Europäisierung stellen sollte. Jede Form der Veränderung in Organisationen wird leichter, wenn man von Beginn an alle einlädt, dazu beizutragen. Bedenken Sie zum Beispiel den Widerstand, den allein die Einführung einer neuen Software in einer Organisation verursachen kann, wenn den Nutzer:innen nicht klar ist, warum sie diese Software in Zukunft einsetzen sollen.

Ihre Europäisierungsstrategie kann ebenfalls Skepsis auslösen, wenn Sie die Gründe für diese Entscheidung nicht zuvor transparent und nachvollziehbar mit Ihrem Team herausarbeiten. Im upgrade2europe Handbuch stellen wir Ihnen zwei Tools zur Verfügung, damit Sie die wichtigen internen Diskussionsprozesse souverän begleiten können. Erstens das Tool „Change Management“, das Sie dabei unterstützt, das richtige Vorgehen für Ihren Veränderungsprozess auszuwählen. Zweitens das Tool „INCLUDE“, mit dem Sie die Möglichkeit haben, Ihr Team von Beginn an in Ihren Europäisierungsprozess einzubeziehen und gleichzeitig mehr Eigenverantwortung, dezentralere Entscheidungen und ein agileres Vorgehen in Ihrer Organisation zu etablieren.

8. Tipp: Internationalisieren Sie die Entwicklung Ihres Personals

Ihr Team kann ein Hindernis, aber auch der entscheidende Schlüssel zum Erfolg auf Ihrem Weg nach Europa sein. Sicher ist, dass Sie diesen Weg nur gemeinsam mit den Mitgliedern aus Ihrem Leitungsteam und Ihren Mitarbeiter:innen gehen können. Alle benötigen Wissen, Fertigkeiten und Kompetenzen, um erfolgreich europäisch arbeiten zu können.

Aus diesem Grund sollte die Personalentwicklung ganz oben auf Ihrer Agenda stehen. Ihre Personalverantwortlichen sollten am besten von Beginn an bei der Entwicklung Ihrer Internationalisierungsstrategie dabei sein. Dann können sie zum Beispiel zeitnah notwendige Weiterbildungen initiieren und bei Neueinstellungen den Bedarf an Fachwissen für Ihre europäische Arbeit mitberücksichtigen.

Prüfen Sie u. a., ob die folgenden Kompetenzen in Ihrer Organisation vorhanden sind: englische Sprachkenntnisse, Erfahrungen mit nationalen und vor allem europäischen Förderern, Fähigkeiten im Projektmanagement, Kompetenzen im internationalen Rechnungswesen, Kenntnisse über Organisationsentwicklungsprozesse. Darüber hinaus sollte der Auf- und Ausbau von Kompetenzen, die Ihre Europäisierung unterstützen, in die persönlichen Entwicklungspläne Ihrer Teammitglieder aufgenommen werden. Mit dieser Vorgehensweise bereiten Sie Ihre Organisation nicht nur gut auf europäische Arbeit vor, sondern Sie beugen auch internen Widerständen vor, integrieren Ihre Teammitglieder in den Europäisierungsprozess und machen sie zu aktiven Unterstützer:innen.

Detailliertere Informationen zum Thema „Personalentwicklung“ finden Sie die dem gleichnamigen Tool im upgrade2europe Handbuch. Zusätzlich enthält das Handbuch einen Abschnitt zum Thema „Wie bereite ich ein upgrade2europe Training vor und wie führe ich es durch?” Damit sind Sie u. a. in der Lage, wichtige Wissengrundlagen für einen Europäisierungsprozess in Eigenregie zu schaffen. Wenn Sie sich im Detail für das Know-how, die Fertigkeiten und die Kompetenzen, die für einen erfolgreichen Europäisierungsprozess benötigt werden, interessieren, dann finden Sie umfangreiche Informationen dazu in unserem upgrade2europe Curriculum.

9. Tipp: Bauen Sie eine Struktur für die Kommunikation mit Ihren internationalen Partnern auf

Gute Kommunikation ist die Grundlage für das Funktionieren jeder Organisation. Internationale Kommunikation erfordert im Allgemeinen eine Weiterentwicklung und Anpassung Ihres gewachsenen internen Systems. Bedenken Sie zunächst das Profil und die Bedürfnisse von neuen Akteuren: beispielsweise neu eingestelltes Personal, internationale Partner, Kunden, Lieferanten und Förderer. Überprüfen Sie dann Ihr bestehendes Kommunikationssystem und die etablierten Prozesse. Inwiefern sind die existierenden Strukturen noch geeignet und was muss ggf. weiterentwickelt und angepasst werden?

Eine Herausforderung könnte sein, eine gewisse Spontanität und Schnelligkeit bei der Kommunikation zwischen den beteiligten – meist räumlich weiter voneinander entfernten – Akteuren trotz der unterschiedlichen Arbeitsorte und Sprachen zu gewährleisten. Einige mit Bedacht ausgewählte, digitale Kommunikationsinstrumente helfen hier weiter. Online-Kommunikationsinstrumente wie Zoom oder Teams sind im Zuge der Corona Pandemie in sehr vielen Organisationen zu einem normalen Werkzeug geworden, das sehr viele Personen routiniert einsetzen können. Damit können Sie auch den Großteil Ihrer grenzüberschreitenden Kommunikationsaufgaben lösen. Bedenken Sie jedoch: Um neue Kooperationen zu initiierten, sollten Sie nicht allein auf den virtuellen Austausch setzen. Persönliche Gespräche von Angesicht zu Angesicht sind insbesondere bei der Anbahnung von neuen Partnerschaften das A und O.

Im Tool „Öffentlichkeitsarbeit“ in upgrade2europe Handbuch finden Sie Anregungen, die Sie u. a. beim Aufbau eines adäquaten Kommunikationssystems für die Zusammenarbeit in Europa unterstützen. Denken Sie bei der Entwicklung und Anpassung Ihrer Kommunikationsstruktur am besten parallel auch an die Themen Informationssicherheit und Wissensmanagement. Das Thema „Wissensmanagement“ wird von dem gleichnamigen Tool im upgrade2europe Handbuch abgedeckt, das Thema Informationssicherheit wird im Tool „CASSANDRA“ behandelt.

10. Tipp: Unterstützen Sie in Ihrer Organisation eine Kultur der Innovation

Für Europa aber auch für den nationalen Markt sind neue Angebote, Produkte oder Dienstleistungen ein Schlüssel für Ihren zukünftigen Erfolg. Natürlich sollten Sie zuerst überlegen, welche bereits erfolgreich laufenden Angebote auch ein potenzielles Zielpublikum jenseits Ihrer Grenzen haben. Mit der Europäisierung von bestehenden Angeboten beginnen die meisten Organisationen.

Den Herausforderungen der Internationalisierung ist Ihre Organisation jedoch vor allem dann besser gewachsen, wenn Ihr Team einen geübten Umgang mit Innovationen hat und sie eine Kultur etablieren, die offen für Neuerungen und Ideen ist. Lernen, Neugier und das Interesse an Wegen, die sich abseits ausgetretener Pfade befinden, sind dafür wichtig. Fördern Sie Kreativität und das gegenseitige Vertrauen in Ihrem Team. Nur dann werden Ihre Teammitglieder gerne und offen über ihre Ideen sprechen.

Unterstützen Sie zudem permanente Verbesserungen und die interne Verbreitung von neuen Erkenntnissen. Wie Sie kontinuierlich Verbesserungen in Ihrer Organisation etablieren und umsetzen können, wird im Tool „Deming Cycle” im upgrade2europe Handbuch im Detail erklärt.

Nützliche Links und weitere Informationen

Wir freuen uns, wenn diese zehn Tipps Ihnen interessante Impulse und Anregungen für die Gestaltung Ihres Europäisierungsprozesses geben.

Weitere hilfreiche Artikel und Informationen finden Sie in diesem upgrade2europe Lern-Tool, in unseren Lernvideos und in unserem upgrade2europe “Handbuch”:“/de/produkte/handbuch/. Wenn Sie einige der Tools, die wir für Sie im Handbuch aufbereitet haben, erst einmal ohne viel Zeitaufwand kennenlernen möchten, dann empfehlen wir Ihnen unseren upgrade2europe” E-Mail-Kurs”:/de/produkte/e-mail-kurs/. Sie erhalten dann einmal pro Woche über einen Zeitraum von ca. zweieinhalb Monaten jeweils eine Mail, in der wir Ihnen ein upgrade2europe Tool kurz vorstellen. Sie können jedoch auch mit unserem Selbstanalyse-Tools beginnen und sofort online überprüfen, inwieweit Ihre Organisation gut aufgestellt für Europa ist. Sie erhalten als Ergebnis dieser Selbstanalyse eine umfassende individuelle Auswertung mit Hinweisen und Tipps, an welchen Stellen Sie am besten bei Ihrer Organisationsentwicklung ansetzen können.

zurück