Europäisierung von Organisationen – Chancen und Herausforderungen

Zwischen Mai und Juli 2015 nahmen 520 Vertreter:innen von Bildungsinstitutionen aus mehr als 30 Ländern, darunter alle EU-Mitgliedstaaten, an einer Online-Umfrage zum Thema Internationalisierung bzw. Europäisierung ihrer Organisation teil. Der Schwerpunkt lag auf den Chancen und Herausforderungen, die Europäisierungs- bzw. Internationalisierungsprozesse mit sich bringen. Die Ergebnisse dieser europaweiten Umfrage stehen in Form eines Kurzberichts zur Verfügung.

Die fünf wichtigsten Chancen und die fünf größten Herausforderungen, die durch die Umfrage identifiziert wurden, werden im Folgenden vorgestellt.

Chance Nr. 1: Entwicklung neuer Kompetenzen

Die Umfrageergebnisse bestätigen eindeutig, dass Europäisierungsprozesse in Organisationen zur Entwicklung neuer Kompetenzen führen. Dies gilt sowohl für das Personal von Bildungsorganisationen als auch für die von diesen Organisationen ausgebildeten Lernenden. Generell erweitern Europäisierungsaktivitäten den Wissenshorizont der beteiligten Mitarbeiter:innen. Ihre Kompetenzen werden sowohl durch formale Bildungsmaßnahmen wie Workshops oder Seminare, Praktika oder auch „job shadowing“ weiterentwickelt, als auch durch informelle Lernsituationen wie die Mitarbeit in Projektkonsortien, die Teilnahme an Konferenzen und Veranstaltungen oder durch grenzüberschreitende Reisen.

Auch Mitarbeiter:innen, die nicht direkt an den grenzüberschreitenden Aktivitäten beteiligt sind, profitieren bis zu einem gewissen Grad vom Engagement ihrer Kolleg:innen. Insgesamt ist ein positiver Effekt für die gesamte Organisation festzustellen. Die Möglichkeit, Erfahrungen im Ausland zu sammeln, steigert darüber hinaus die Motivation des Personals einer Organisation. In diesem Zusammenhang ist es erfreulich, dass die EU immer mehr Möglichkeiten zum internationalen Austausch finanziert. Interessierte Lernende, wie zum Beispiel Auszubildende in KMU, sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre Persönlichkeit und ihre Kompetenzen (z. B. Sprachkenntnisse) weiterzuentwickeln und damit gleichzeitig ihre Chancen und Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt zu erhöhen.

Chance Nr. 2: Zugang zu neuem Wissen

Organisationen erhalten über ihre internationalen Netzwerkaktivitäten Zugang zu neuem Wissen. Die europäische Zusammenarbeit gibt Organisationen – nicht nur Bildungsorganisationen – die Möglichkeit, von anderen Organisationen im Ausland zu lernen, ihre Leistungen europaweit zu vergleichen, Ideen auszutauschen und damit ihre Innovationsfähigkeit zu steigern. In der Regel entwickeln sich Organisationen dadurch schneller und werden wettbewerbsfähiger. Sie verbessern sich kontinuierlich und entscheiden sich bewusst, sich mit den besten Organisationen in ihrem Segment zu messen, um selbst eine führende Rolle einzunehmen.

Chance Nr. 3: Zugang zu neuen Finanzierungsquellen

Eine Europäisierung bietet Organisationen Zugang zu neuen Finanzierungsquellen. Nicht nur der Bildungssektor hängt in vielen Ländern im Wesentlichen von regionalen und nationalen Finanzmitteln ab. Aufgrund internationaler Aktivitäten können Organisationen zunehmend supranationale oder länderübergreifende Finanzierungsquellen nutzen, zum Beispiel die Förderprogramme der EU, um ihre internationalen Partnerschaften oder die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen anteilig zu finanzieren.

Die Nutzung dieser zusätzlichen Finanzierungsformen minimiert ihre finanziellen Risiken. Fördermittel sollten jedoch nie als Ziel an sich gesehen werden, sondern immer nur als Mittel zum Zweck. Die Europäisierung einer Organisation stellt zunächst eine Investition dar, externe Finanzquellen können aber wesentlich dazu beitragen, die eigenen Investitionskosten zu verringern.

Chance Nr. 4: Renommee Ihrer Organisation

Zwei Drittel der Befragten sagten aus, dass internationale Aktivitäten einen positiven Effekt auf das Renommee einer Organisation haben. Und dies in zweierlei Hinsicht: Transnationale Aktivitäten steigern in der Regel das Ansehen der Organisation bei wichtigen Stakeholdern wie Kunden, Lieferanten, Partnern oder Förderern. Diese begegnen der Organisation mit mehr Wertschätzung und größerem Vertrauen in Bezug auf Qualität und Verlässlichkeit.

Darüber hinaus kann eine Europäisierung die Loyalität des Personals erhöhen und die Organisation als Arbeitgeber deutlich attraktiver machen. Wenn eine Organisation die Europäisierung ihrer Produkte oder Dienstleistungen als ein zentrales Ziel definiert, dann erhöht dies in der Regel die Motivation vieler Beteiligter.

Chance Nr. 5: Zugang zu neuen Märkten und die Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen

Europäisierungs- oder Internationalisierungsstrategien ermöglichen den Zugang zu neuen Märkten sowie die Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen für diese Märkte. Dies betrifft den Bildungsbereich ebenso sehr wie jeden anderen wettbewerbsintensiven Wirtschaftsbereich. Da die Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen zunehmend international geworden ist, sollte die Anbieterseite diesem Trend folgen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass neue Wettbewerber, insbesondere innovative Start-ups, einen internationalen Marktauftritt meist von Beginn an als ihr erklärtes Ziel definieren. In dieser Wettbewerbssituation stellt die Europäisierung der Angebotspalette – oftmals kombiniert mit einer forcierten Digitalisierung – für alteingesessene Organisationen eine Möglichkeit dar, ihren bisherigen Erfolg auch für die Zukunft zu sichern.

Herausforderung Nr. 1: Suche nach zuverlässigen Partnern für internationale Zusammenarbeit

Die 520 Teilnehmenden der Online-Umfrage bewerten die Suche nach zuverlässigen Partnern für internationale Zusammenarbeit als die größte Herausforderung. Organisationen ohne internationale Arbeitserfahrungen haben es vergleichsweise schwerer, zuverlässige Partner im Ausland zu finden. Sie können keine internationalen Erfahrungen vorweisen und sind deshalb für Akteure im europäischen Arbeitsumfeld (noch) nicht so attraktiv.

Aber auch erfahrene Organisationen stellen immer wieder fest, dass Zuverlässigkeit, zum Beispiel in europäischen Projektkonsortien, eine schwer zu kalkulierende Größe ist. Nicht nur aus diesem Grund sind Kenntnisse im Bereich Risikomanagement für die europäische Arbeit eine wichtige Grundlage. Lassen Sie sich von diesen Herausforderungen jedoch nicht abhalten, Ihre Europäisierungsstrategie umzusetzen. Wählen Sie Ihre Partner sorgfältig aus! In der Regel entwickeln sich persönliche fachspezifische europäische Netzwerke schnell, wenn erst einmal der Anfang gemacht ist.

Herausforderung Nr. 2: Professionelles Projektmanagement

Internationale Arbeit findet in der Regel in Form von Projekten statt – zumindest so lange, bis daraus reguläre Angebote oder Prozesse entstanden sind. Aus diesem Grund stehen Organisationen im Zuge ihrer Europäisierung vor der Herausforderung, ein adäquates Projektmanagement mit entsprechenden Instrumenten zu etablieren oder bereits angewendete Projektmanagementinstrumente an den Bedarf ihrer internationalen Arbeit anzupassen.

Im besten Fall differenzieren Sie in Ihrer Organisation nicht zwischen nationalen und internationalen Projekten, sondern führen eine allgemeingültige Methode als Standard zur Umsetzung aller Projekte ein. Methode und Instrumente passen Sie dann dem jeweiligen Projektbedarf an. Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeiter:innen Ihrer Organisation mit Ihrem internen Projektmanagementstandard vertraut sind und die Methode sowie die Instrumente anwenden.

Für manche Organisationen ist der Schritt in die internationale Arbeit aufwendiger als für andere, da sie bisher nur wenig projektorientiert gearbeitet haben. Viele Bildungseinrichtungen bieten zum Beispiel ihr Angebot vollständig im Rahmen ihres Regelbetriebes an. Im Rahmen der internationalen Arbeit werden Sie nach und nach Ihre Projektmanagementpraxis professionalisieren, insbesondere wenn Sie sich entscheiden, komplexere internationale Projekte durchzuführen.

Herausforderung Nr. 3: Strategische Entscheidung auf der Basis Ihrer Organisationskultur sowie Ihrer organisationsinternen Werte und Überzeugungen

Ein Europäisierungsprozess sollte immer auf der Basis einer klaren strategischen Entscheidung erfolgen und Ihre spezifische Organisationskultur sowie Ihre organisationsinternen Werte und Überzeugungen berücksichtigen. Vor einer strategischen Entscheidung für die internationale Arbeit sollten Sie die Chancen und Möglichkeiten sowie die Herausforderungen und Risiken für die Organisation systematisch analysieren.

Die erstmalige Entscheidung für die grenzüberschreitende Arbeit bringt wesentliche Veränderungen innerhalb einer Organisation mit sich. Diese Veränderungen betreffen diverse Bereiche Ihrer Organisation. Ist die strategische Entscheidung einmal getroffen und basiert sie auf einer guten argumentativen Grundlage, wird sie zu einer wesentlichen Richtlinie für alle folgenden internationalen Aktivitäten.

Ein wichtiger Schritt ist in der Regel getan, wenn sich eine Organisation von zufallsorientierten Europäisierungsaktivitäten verabschiedet. Nicht selten werden Gelegenheiten, international zu arbeiten, ergriffen, ohne sie mit Blick auf die strategischen Organisationsziele bzw. die Vision und Mission angemessen zu prüfen. Das geschieht zum Beispiel, wenn Organisationen eine Partnerschaft in EU-geförderten Projektkonsortien angeboten wird.

Ein wichtiger Meilenstein ist immer dann erreicht, wenn alle Beteiligten – also Ihr Team und die Leitungsebene – die (neuen) transnationalen Ziele Ihrer Organisation unterstützten und Ihre (neue) europäische Vision teilen. Diese Akzeptanz im Team zu erreichen, kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Bevor Ihre internationalen Ziele in die DNA Ihrer Organisation übergehen, ist nicht selten ein intensiver Diskussions- und Kommunikationsprozess nötig. Es ist zum Beispiel keine einfache Aufgabe, eine Fremdsprache wie Englisch als weitere Arbeitssprache in einer Organisation zu etablieren.

Herausforderung Nr. 4: Gutes Finanzmanagement und solide finanzielle Grundlagen

Sich international aufzustellen ist eine Chance, aber auch ein Risiko. Nur wer über ein gutes Finanzmanagement und solide finanzielle Grundlagen verfügt, wird die mit einer Europäisierung verbundenen Herausforderungen gut meistern. Wie bereits zuvor skizziert, stellt ein Europäisierungsprozess vorerst eine Investition dar. Es dauert in der Regel einige Zeit, bis sich diese Investition amortisiert hat, insbesondere wenn eine Organisation ganz am Anfang dieses Prozesses steht.

Sie werden beispielsweise im Personalbereich zusätzliche Ausgaben haben, u. a. für Weiterbildungen oder bei Neueinstellungen. Sie sollten auch beachten, dass nicht jede europäische Zusammenarbeit bzw. jedes Projekt erfolgreich verläuft. Als erstes sollte sich das im Finanzbereich tätige Personal mit den spezifischen Anforderungen vertraut machen, die sich durch den internationalen Geschäftsverkehr ergeben. Des Weiteren kommt es auf eine gute interne Zusammenarbeit zwischen der Leitungsebene und Ihrem Finanzteam an, um die finanziellen Auswirkungen von internationalen Aktivitäten vorausschauend planen zu können.

Herausforderung Nr. 5: Passendes Personal finden

Passendes Personal ist sicherlich ein Schlüsselelement für den Erfolg der europäischen Arbeit. Kompetente Mitarbeiter:innen einzustellen und die Kompetenzen des bestehenden Teams weiterzuentwickeln, sind zentrale Herausforderungen in einem Europäisierungsprozess.

Sprachkenntnisse sind eine der wichtigsten Voraussetzungen für den internationalen Erfolg, häufig insbesondere Kenntnisse der englischen Sprache. Sie sollten in der Fremdsprache in der Lage sein, diese in komplexen Zusammenhängen inklusive dem entsprechenden Fachvokabular einzusetzen, darin Vorträge zu halten oder auch Krisen und Risiken zu managen. Die nicht korrekte Nutzung zum Beispiel von Fachvokabular, sowohl schriftlich als auch mündlich, kann ungewollt dazu führen, dass die Vertreter:innen Ihrer Organisation fachlich nicht ernst genommen werden. Das hat wiederum Auswirkungen auf das Ansehen Ihrer Organisation.

Fazit : Chancen erkennen und Herausforderungen proaktiv angehen

Es ist wichtig, dass sich sowohl die Leitungsebene einer Organisation als auch die Teammitglieder der Herausforderungen und Chancen einer Europäisierung bzw. Internationalisierung bewusst sind. Wenn eine Pro- und Kontra-Analyse im Ergebnis für den Weg nach Europa spricht, dann sollte eine Entscheidung zur Umsetzung dieses Weges mit klar definierten Schritten getroffen werden.

Ein erster Schritt auf dem Weg der Europäisierung wird die Überprüfung und ggf. Anpassung Ihrer Vision, Mission und der generellen Organisationsstrategie sein. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, den organisationsinternen Entwicklungsprozess in den Bereichen zu beginnen, die bereits eine gute Basis für die neue internationale Agenda der Organisation haben. Insbesondere für kleine und mittlere Organisationen (KMO) wie Vereine, Verbände oder Stiftungen, aber auch für KMU ist es ratsam, einen Europäisierungsprozess schrittweise anzugehen, damit dieser neben dem operativen Tagesgeschäft handhabbar ist. upgrade2europe stellt Ihnen für diese Prozesse alle notwendigen Analyseinstrumente und Tools zur Verfügung. Hier können Sie zudem 10 praxisnahe Tipps finden, die Sie bei Ihrem Europäisierungsprozess direkt unterstützen.

Nützliche Links und weitere Informationen

Wir freuen uns, wenn die hier diskutierten Chancen und Herausforderungen Sie bei Ihrer Entscheidung, inwieweit der Schritt nach Europa für Ihre Organisation sinnvoll ist, unterstützen.

Weitere hilfreiche Artikel und Tipps zu den fünf Chancen und fünf Herausforderungen finden Sie in diesem upgrade2europe Lern-Tool, in unseren Lernvideos und in unserem upgrade2europe Handbuch. Das Handbuch hält 15 Tools für Sie bereit, mit denen Sie die Chancen und Herausforderungen eines Europäisierungsprozesses proaktiv angehen können. Am besten starten Sie mit dem upgrade2europe Selbstanalyse-Tool und überprüfen online, inwieweit Ihre Organisation gut aufgestellt für Europa ist. Sie erhalten als Ergebnis dieser Selbstanalyse eine umfassende individuelle Auswertung mit Hinweisen und Tipps, an welchen Stellen Sie am besten bei Ihrer Organisationsentwicklung ansetzen können.

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